Kaufratgeber Aktenvernichter – Sichere Entsorgung sensibler Daten

Ob im Büro, in der Arztpraxis oder zuhause – Aktenvernichter zerkleinern Dokumente mit vertraulichen Daten oder schreddern diese in Mikro-Größe. Auf was Sie beim Kauf Ihres Aktenvernichters achten sollten und was die Geräte noch ausmacht, erfahren Sie in unserem expert-Kaufratgeber.

Inhalte

Was ist ein Aktenvernichter?
- Wie funktioniert ein Aktenvernichter?
Sicherheitsstufen nach DIN 663399
- Aktenvernichter nach DSGVO
Schnitt-Typen
Was ist bei einem Aktenvernichter zu beachten?
Wie kann man einen Aktenvernichter ölen?
Aktenvernichter Kaufempfehlung
FAQs zu Aktenvernichtern

Was ist ein Aktenvernichter?

Ein Aktenvernichter, auch Reißwolf oder Papier Schredder genannt, zerkleinert sensible Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge oder persönliche Daten und macht diese für Dritte unleserlich. Die Schredder kommen neben privaten Haushalten besonders in Unternehmen und Organisationen für die fachgerechte Entsorgung vertraulicher Daten zum Einsatz. Je nach Art der zu vernichtenden Dokumente und deren Geheimhaltungsstufe gibt es Aktenvernichter mit unterschiedlichen Schnitten. So gelten zum Beispiel für personenbezogene Daten nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besondere Vorgaben zur Vernichtung im Papierschredder.

Wie funktioniert ein Papierschredder?

Aktenvernichter haben einen Einzugsschlitz, in den das Papier eingelegt und eingezogen wird. Angetrieben wird der Akten-Schredder von einem Elektromotor, der den Schneidmechanismus in Gang setzt. Das Papier läuft dann über die innen liegenden Schneidewalzen und wird zerkleinert. Je nach Art des Schneidemechanismus werden die Streifen unterschiedlich kleingeschnitten. Hier gibt es Schnitte mit verschiedenen Sicherheitsstufen - Streifenschnitt, Kreuzschnitt/Partikelschnitt und Mikroschnitt. Das geschredderte Papier landet dann in dem darunterliegenden Abfallbehälter.

Sicherheitsstufen für Aktenvernichter nach DIN 663399

Die Sicherheitsstufen für Aktenvernichter gemäß der DIN 66399 sind in verschiedene Klassen unterteilt, die den Grad der Vernichtung und des Datenschutzes angeben. Je sensibler die Informationen, desto höher sollte die Sicherheitsstufe des Aktenvernichters sein. Das sind die drei Hauptstufen der DIN 66399 für Papier:

Sicherheitsstufe P-1 bis P-3: Diese Sicherheitsstufen werden für allgemeine interne Dokumente empfohlen, bei denen ein Basisniveau der Vernichtung ausreicht. Die Partikelgröße variiert zwischen 12 mm bis 320 mm².

Sicherheitsstufe P-4 bis P-5: Die Sicherheitsstufen P-4 bis P-5 sind sensible interne Dokumente oder personenbezogene Daten empfohlen. Die Partikelgröße liegt zwischen 4 mm bis 160 mm².

Sicherheitsstufe P-6 bis P-7: Diese Stufen bieten den höchsten Grad an Datenschutz und werden für streng vertrauliche Dokumente wie Staatsgeheimnisse oder medizinische Aufzeichnungen empfohlen. Die Partikelgröße liegt unter 10 mm² oder die Vernichtung erfolgt durch Partikel, die maximal 5 mm lang sind.

Aktenvernichter nach DSGVO

Handelt es sich bei Ihren Dokumenten um personenbezogene Daten? In diesem Fall müssen Sie Ihre Dokumente konform zur Datenschutzgrundverordnung vernichten. Ihr Aktenvernichter sollte dann mindestens die Sicherheitsstufe P-4 haben.

Aktenvernichter-Schnitte

Über die DIN-Norm 66399 wird auch die Zerkleinerungsqualität des jeweiligen Schredders angegeben, damit man auf einen Blick sieht, ob die Sicherheitsstufe für den eigenen Zweck ausreicht. Aktenvernichter bekommen Sie mit den folgenden Schnitt-Typen:

Streifenschnitt (Sicherheitsstufe P-1 bis P-3): Der Streifenschnitt wird häufig in privaten Haushalten verwendet. Damit wird das Papier in lange, schmale Streifen geschnitten, die mit etwas Mühe allerdings wieder zusammengesetzt werden könnten. Der Streifenschnitt hat die geringste Sicherheitsstufe.
Kreuzschnitt/Partikelschnitt (Sicherheitsstufe P-4 bis P-5): Mit dem Kreuzschnitt (Cross-Cut) oder Partikelschnitt werden die Dokumente quer und längs in kleine rechteckige Teile geschreddert. Hier ist eine höhere Sicherheitsstufe garantiert, sodass sie sich für die Entsorgung von vertraulichen Daten eignen.
Mikroschnitt/ Feinschnitt (Sicherheitsstufe P6 – P7): Ein Aktenvernichter mit Mikroschnitt-Funktion schneidet das Papier in weniger als 2mm kleine Partikel, was zu einem hohen Maß an Sicherheit bei der Vernichtung vertraulicher Dokumente führt.

Was bei einem Aktenvernichter beachten?

Die verschiedenen Aktenvernichter-Modelle unterscheiden sich hauptsächlich in Größe, Schnittart und Sicherheitsstufe. Es gibt aber noch weitere Merkmale, die beim Kauf eines Aktenvernichters wichtig sind.

Anwendungsbereich

Aktenvernichter können teilweise neben Papier auch andere Datenträger schreddern. Überlegen Sie sich zunächst, welche Art von Daten Sie im Schredder vernichten möchten: z.B. Papier, CDs/DVDs/Blu-Rays, Kreditkarten oder andere Hartplastikkarten oder auch ganze Papierstapel mit Büroklammern. Achten Sie dafür darauf, dass die Messerwellen „tackerklammerfest“ sind.

Breite des Einzugsschlitz

Je nachdem, welche Papiergröße Sie schreddern möchten, sollten Sie beim Kauf auch auf die Breite des Einzugsschlitzes achten. Die gängigen Papier-Schredder sind auf die Breite von DINA4-Papier ausgelegt.

Kapazität des Papierkorbes

Der Auffangbehälter, in den die geschredderten Papierstücke fallen, sollte groß genug für die Menge Ihrer Dokumente sein. Behälter für den normalen Hausgebrauch haben 5 bis 8 Liter, für kleinere Büros reicht eine Größe von 10 bis 20 Litern. Wenn Sie viel auf einmal schreddern, dann wählen Sie am besten einen größeren Behälter, damit Sie diesen nicht ständig leeren müssen.

Sicherheitsstufe

Je nach Zerkleinerungsart des Schredders (s. Kapitel zu Schnitten) haben Aktenvernichter unterschiedliche Sicherheitsstufen. Für besonders sensible Daten muss die höchste Sicherheitsstufe P-6 bis P-7 verwendet werden.

Sicherheitsfunktionen

Achten Sie auch auf Sicherheitsfunktionen am Gerät. Besonders wenn der Dokumenten-Vernichter in Reichweite von Kindern steht, sollte das Gerät über Sensoren verfügen, die z.B. Finger erkennen und das Schreddern automatisch stoppen. Auch eine automatische Abschaltung bei Überhitzung ist sinnvoll, damit die Brandgefahr minimiert wird.

Rücklauffunktion

Mit einer Rücklauftaste können Sie verhaktes Papier wieder lösen, ohne dass Sie Ihren Aktenvernichter auseinander bauen und das Papier aus den Schneidewalzen entfernen müssen.

Wartung und Pflege: Aktenvernichter richtig ölen

Der Aktenvernichter ist laut und schneidet nicht mehr richtig oder es entsteht häufig Papierstau? Die Schneidwalzen des Aktenvernichters sollten regelmäßig geölt werden, damit Sie reibungslos funktionieren. Durch das Ölen nimmt das Betriebsgeräusch ab, die Schneidleistung verbessert sich und Papierstau im Schredder wird vorgebeugt. Nutzen Sie zum Ölen am besten die vom Hersteller angegebenen Öle oder ein spezielles Ölpapier. Dieses ist besonders praktisch, da es einfach in den Schredder gegeben wird und das Öl beim Durchlaufen an die Schneidwalzen abgibt.

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HAMA Home X10CD 50543 Aktenvernichter

Cross-Cut Schnitt
Sicherheitsstufe P4 (nach DIN 66399)
Rücklauffunktion
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FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Aktenvernichtern

+ Was ist besser: Aktenvernichter mit Mikroschnitt oder Partikelschnitt?

Mikroschnitt und Partikelschnitt unterscheiden sich darin, wie klein die Dokumente geschreddert werden. Der Mikroschnitt hat eine höhere Sicherheitsstufe, da das Papier in weniger als 10 mm2 kleine Partikel geschreddert wird. Das Dokument kann dann nicht mehr zusammengesetzt werden.

+ Welche Sicherheitsstufe für Aktenvernichter in der Arztpraxis?

Für vertrauliche medizinische oder personenbezogene Daten, wie sie in einer Arztpraxis anfallen, sollten Sie mindestens einen Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe P-4 (nach DIN 66399) wählen.

+ Welche Sicherheitsstufe für Aktenvernichter mit Datenschutz?

Hat ein Aktenvernichter mindestens die Sicherheitsstufe P-4 (DIN 66399), dann ist er DSGVO-konform.

+ Was ist Ölpapier für den Aktenvernichter?

Mit Ölpapier lässt sich der Aktenvernichter einfach ölen, indem das mit Öl beschichtete Papier durch den Schredder gegeben wird.

+ Wo kann man einen alten Aktenvernichter entsorgen?

Defekte Aktenvernichter können bei Elektro-Sammelstellen abgegeben werden oder auf dem Wertstoffhof. Hat der Aktenvernichter lediglich an Leistung verloren, können Sie es zunächst mit Ölen probieren, bevor Sie das Gerät entsorgen.

+ Was kostet ein Aktenvernichter?

Je nach Sicherheitsstufe, Anwendungsbereich und Hersteller kostet ein Aktenvernichter zwischen 30 und 300 Euro. Für den Hausgebrauch reicht ein preiswertes Gerät aus.

+ Was tun, wenn Aktenvernichter verstopft?

Einige Schredder haben eine Rücklauffunktion. Dadurch lässt sich Papierstau in den meisten Fällen per Knopfdruck beheben. Bei einem Reißwolf ohne Rücklauf-Taste sollten Sie das Gerät zunächst vom Strom trennen und das Papier anschließend per Hand aus dem Schneidwerkzeug ziehen.

HAMA Aktenvernichter Aktenvernichter "Prime M100", Schredder mit Sicherheitsstufe P5 T5 E4 (00050590)