Mehr Zeit für Service und Beratung
O.S.C.AR vereinfacht die Dokumentenverwaltung bei expert

Nach einjähriger Test- und Pilotphase führt expert in den kommenden Monaten bundesweit ein neues Dokumentmanagementsystem ein: Mit „O.S.C.AR“ können Rechnungsbelege und andere Dokumente schnell und einfach elektronisch erfasst und digital archiviert werden. Die expert Standorte sparen dadurch erheblich Zeit und Kosten – Ressourcen, die Service und Beratung zugutekommen.

Die Dokumentmanagementsoftware ersetzt künftig das manuelle Verarbeiten und Archivieren von insgesamt rund zwei Millionen Rechnungsbelegen, die pro Jahr in allen 443 expert Standorten anfallen – also bis zu 50.000 Belege je Gesellschafter. Dank O.S.C.AR gewinnen die Gesellschafter mindestens einen Tag pro Woche, den sie sonst für das Bearbeiten der Rechnungsbelege benötigt hätten. Darüber hinaus entfallen durch die digitale Dokumentenverwaltung hohe Papier-, Porto- und Lagerkosten. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen zum Buchungsbeleg kann über das Programm ein Klärungsprozess angestoßen werden, der zusammen mit dem jeweiligen Rechnungslegungsvorgang archiviert wird. Aber O.S.C.AR kann noch mehr: Neben buchungsrelevanten Belegen können auch Verträge und andere für das Unternehmen wichtige Dokumente erfasst und archiviert werden. Zudem verfügt das Programm über eine Volltextsuche, dank der Dokumente mit wenigen Klicks recherchiert und aufgerufen werden können.

„Digitalisierung im Einzelhandel bedeutet nicht nur Internetgeschäft. Mit der Einführung von O.S.C.AR nutzt expert aktiv die Chancen, die sich aus digitalen Lösungen ergeben. Wir freuen uns, mit dem Dokumentmanagementsystem unseren Gesellschaftern einen Service ganz auf Höhe der Zeit bieten zu können, der es ihnen ermöglicht, sich noch stärker auf ihre Kernkompetenzen Service und Beratung zu konzentrieren. So profitieren von O.S.C.AR letztlich auch die Kunden“, sagt Dr. Stefan Müller, Vorstand für IT und Logistik der expert SE.

O.S.C.AR steht für „Optimal Systems Content ARchive“ und wurde von der expert Gesellschafter-IT gemeinsam mit dem Berliner Softwarehaus Optimal Systems entwickelt. Auf diese Weise wurde eine optimale Einbindung sowohl in das expert Warenwirtschaftssystem WANDA! als auch in das Finanzmanagement erreicht. Archivierte Belege können daher direkt aus den Buchungsvorgängen im Finanzmanagement aufgerufen werden. „Durch die Schnittstelle zu WANDA! werden zusätzliche Digitalisierungspotenziale ausgeschöpft“, erklärt Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der expert Gesellschafter-IT. „Wir haben O.S.C.AR außerdem durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC prüfen und zertifizieren lassen – sowohl das System, als auch das Verfahren sind revisionskonform“, betont Reinhardt.

Die Pilotphase, an der zunächst acht expert Gesellschafter mit insgesamt 26 Standorten teilnahmen, hat Seckin Yasar als Projektverantwortlicher von Anfang an begleitet: „Die größte Herausforderung war, O.S.C.AR in unsere bestehende Anwendungslandschaft zu integrieren und sicherzustellen, dass die einzelnen Programme fehlerfrei miteinander kommunizieren können“, erinnert er sich.

Zu den ersten expert Standorten, die bereits komplett auf O.S.C.AR umgestellt haben, gehört unter anderem expert Nord in Neumünster: „Die Workflows sind transparent und nachvollziehbar und führen zu einer schnellen Klärung offener Fragen“, berichtet die Buchhaltung. Daneben ist O.S.C.AR äußerst benutzerfreundlich: „Durch die einfache Inbetriebnahme konnten unsere Gesellschafter sofort mit der neuen Dokumentenverwaltung arbeiten – es waren keine aufwendigen Schulungen nötig“, sagt Seckin Yasar.